Eğitim Yönetim Sisteminin Diğer İnsan Kaynakları Sistemleri ile Olan İlişkisi

Eğitim sisteminiz neleri etkiliyor?

İstem Başar Şentürk

(Ernst & Young İnsan Kaynakları Danışmanı)

Eğitim Yönetimi Sistemi, çalışanların performanslarını artırmak için gerekli olan bilgi, beceri ve tutumları edinmelerini ve geliştirmelerini sağlamaya yönelik olarak yapılan çalışmaların tümünü ifade etmektedir.
Eğitim verilecek alan ve konuların belirlenmesi, çalışanların eğitim ihtiyaçlarının saptanması, eğitim planının hazırlanması, eğitim programlarının ve içeriğin geliştirilmesi, eğitimlerin plan ve programlar dahilinde yürütülmesi eğitim yönetimi sistemi kapsamında yürütülen çalışmaları oluşturmaktadır.

Eğitim yönetimi için ayrılan bütçeler şirketlerin eğitimi, çalışanlarına yaptıkları, katkısı ve geri dönüşü olan bir yatırım olarak gördüklerini göstermektedir. Yapılan bu yatırımın katkısını ve geri dönüş hızını artırmak için Eğitim yönetimi sisteminin tüm adımları (eğitim stratejisinin belirlenmesi, eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi, eğitim içeriklerinin tasarlanması, eğitimlerin planlanması ve gerçekleştirilmesi, eğitim sonuçlarının takibi) şirketin insan kaynakları stratejileri ve diğer insan kaynakları sistemleri ile entegre bir şekilde yürütülmelidir.

1. Eğitim Stratejilerinin Belirlenmesi

Eğitim sürecine geçmeden önce şirketler eğitim stratejilerini belirlemeli ve bu doğrultuda hareket etmelidir. Eğitim stratejileri belirlenirken aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:

Eğitim stratejisi şirket stratejilerinden ayrı düşünülmemelidir. Şirket hedef ve stratejileri incelenmeli ve buna paralel bir eğitim stratejisi belirlenmesine dikkat edilmelidir.
Eğitim stratejileri her yıl düzenli olarak gözden geçirilmelidir. Değişen sektörel koşullar ve şirket hedef ve stratejileri doğrultusunda gerekli revizyonların yapılması gerekir. Örneğin; satış ağını güçlendirmeye karar veren bir şirkette satış ve pazarlama ağırlıklı eğitimlere öncelik tanınacaktır. Ayrıca, şirketlerin organizasyonunda ya da iş süreçlerinde meydana gelebilecek bir değişiklik, çalışanların ihtiyaç duyacakları bilgi ve becerilerde değişikliğe neden olabilecek ve değişime uyum sağlamayı kolaylaştıran eğitimler ön plana çıkabilecektir. Eğitim stratejilerine ilişkin alınan bazı kararlar eğitim sürecini tamamen farklılaştırmaktadır.

Örneğin:

- Uzmanlaşma/genelleşme tercihi (bu kararla herkese sadece pozisyonları doğrultusunda eğitim vermek veya kademeler bazında eğitim vermek seçilebilir)
- Kritik çalışanlara yönelik eğitimler (örneğin yedekleme sistemi dahilindekilere liderlik özelliklerini geliştirmek veya satış ekibini ayrıcalıklı olarak ele alıp eğitim ihtiyacını belirlemek gibi)
- Kritik bilgi/yetkinliklerin edinilmesine yönelik eğitimler (örneğin her sene şirketin geleceği için kritik bir bilgi veya davranışı kazandırmaya yönelik eğitimlerin seçimi ve tüm çalışanlara bu bilgi/becerinin kazandırılması gibi)
- Eğitimlerin şirket içinde verilmesi (bu strateji ile şirket içi eğitimcilerle ilgili tasarımlar yapılabilir.)
- Ağırlıklı olarak tercih edilen eğitim yöntemine karar verilmesi (“uzaktan eğitim” mi, “sınıf içi” mi, yoksa “iş başında öğrenme” mi tercih ediliyor belirlenmeli ve bu yönde bir tasarım yapılmalıdır. Örneğin, iş başında öğrenmeye önem veriliyorsa sınıf içi eğitimlerden çok rotasyon planları ugulanabilir.)

2. Eğitim İhtiyaç Analizi ve Planlaması

Organizasyonlarda “Eğitim Yönetimi Sistemi”nin ana hedefi çalışanların ve dolayısıyla şirketin performansının geliştirilmesidir. Eğitim Yönetimi Sisteminin bu hedefe ulaşabilmesi eğitimlerin ihtiyaca uygun şekilde tasarlanması ile doğrudan ilişkilidir. Dolayısıyla, eğitim ihtiyaçlarının doğru belirlenmesi, eğitim yönetimi sürecindeki en önemli adımlardan birisidir. Eğitim ihtiyaç analizinin amacı, çalışanların gerçekten ihtiyaç duyduğu eğitim başlıklarını ve bu eğitimlerin içeriklerini belirlemektir. Eğitim ihtiyaç analizi ile elde edilen bilgiler, organizasyonun performansını artırıcı yönde yapılacak çalışmaları, verilecek eğitimleri netleştirmektedir. Eğitim ihtiyaçlarının doğru olarak tanımlanması; kişilere verilecek eğitimlerin içeriği, eğitimde kullanılacak yöntem ve eğitim verilecek grup gibi konularda özelleştirilerek eğitimlerin daha verimli tasarlanmasına olanak vermektedir. Kişilerin doğru eğitimlere yönlendirilmesi ise kişinin bireysel performansını artırmakta, buna bağlı olarak da kurumun performansına katkı sağlamaktadır.

Eğitim ihtiyaç analizlerinde kullanılabilecek birden çok metot bulunmaktadır:

• Şirket Stratejilerinin İncelenmesi
  Anketler
  Fokus Grup Çalışmaları
  Birebir Görüşmeler
  360 Derece Geri Bildirim Sonuçları / Performans Değerlendirme Sonuçları
  İşlerin doğrudan gözlemlenmesi
  Çalışan ve Müşteri Memnuniyeti Araştırmaları
  Eğitim ihtiyaçları belirlendikten sonra belirlenen ihtiyaçların giderilmesinin gerekliliğine ve önceliklerine karar verilmelidir. Eğitim önceliklerine karar verilmesinde aşağıdaki sorulardan yararlanılabilir:

Yasal zorunluluklar: Eğitimin öncelikli olarak verilmesini gerektiren yasal bir zorunluluğun bulunup bulunmadığı. Yasal zorunluluk şirketlere belirli zaman kısıtları da getiriyor olabilir.
Üst Yönetim Kararları: Üst yönetimin almış olduğu kararlar, eğitim ihtiyaçlarından bazılarının diğer eğitimlere göre öncelikli olarak gerçekleştirilmesini gerektirebilir.
Çalışanlar: Kritik pozisyonlar için eğitimlerin bir an önce verilmesi gerekebilir. Tüm çalışanların ortak ihtiyacı olarak belirlenmiş bir eğitim var ise bu eğitim ancak aşamalı olarak zaman içinde gerçekleştirilebilir.

Müşteriler: İhtiyaç olarak belirlenen eğitim, verilen hizmette ani bir iyileşmeye neden olacak ya da müşteri memnuniyetini etkileyecekse bu eğitimlerin öncelikli olarak verilmesi tercih edilebilir.
Kaynaklar: Eğitim ihtiyaçlarının karşılanması için ayrılabilecek kaynaklar da göz önünde bulundurulmalıdır.
Zaman ve kaynak planının yapılması amacıyla hazırlanan yıllık eğitim planlarında; hangi eğitimlere öncelik verilmesi gerektiği kurumsal öncelikler dikkate alınarak belirlenmeli, verilmesi planlanan eğitimler, şirketin hedef ve stratejileri, pazar koşulları ve insan kaynakları stratejileri doğrultusunda gözden geçirilmelidir.

Çalışanlar bazında eğitim ihtiyaçları önceliklendirilirken aşağıdaki noktalar göz önünde bulundurulmalıdır:Performans değerlendirme sonuçları doğrultusunda ilgili yetkinliği ve/veya teknik bilgisi beklenen seviyenin altında olarak değerlendirilen çalışanlar eğitimlere öncelikli olarak katılabilirler.
Eğitim planları hazırlanırken, yönetici adayı olarak belirlenen çalışanlara, gelişimlerini hızlandırmak amacıyla, öncelik tanınabilir.
Eğitim önceliklendirmesi yapılırken kariyer yolu açık (iş zenginliği olan ve gelişim açısından organizasyon içinde kariyer yolları çizilebilen) çalışanlara öncelik tanınabilir.
Performans değerlendirme sonucunda yüksek puana sahip olan ve eğitimlerde aktarılan bilgileri iş sonuçlarına yansıtma potansiyeli görece yüksek olan çalışanlara eğitim programlarına katılımda öncelik tanınabilir.

3. Eğitim Yönetimi Sisteminin Diğer İnsan Kaynakları Süreçleri ile İlişkisi

Eğitim Yönetimi Sistemi diğer insan kaynakları sistem ve süreçleri ile ilişki içerisinde olan bir sistemdir. İşe alım süreci, performans yönetimi süreci, kariyer yönetimi süreci eğitim yönetimi sürecine hem girdi sağlar, hem de sonuçlarından yararlanır. Eğitimler öncelikle, şirkette insan kaynakları sistemlerinin temelini oluşturan ve süreçler arasında ortak dil yaratan yetkinliklerle uyumlu olmalıdır. Bir eğitimin amacı, belirlenmiş bir veya birden fazla yetkinliği geliştirmektir. Bu uyuma özellikle eğitimlerin hazırlanmasında ve/veya seçiminde dikkat etmek gerekmektedir.

3.1 İşe Alma ve Yerleştirme Sistemi

İşe alınan personelin şirkete ve yeni görevine adaptasyonunu kolaylaştırmak amacı ile çeşitli eğitim uygulamaları gerçekleştirilmektedir. Bu uygulamaların başlıcaları kişiyi teknik açıdan pozisyona hazırlamak amacı ile düzenlenen işe giriş eğitimleri ve günümüzde hemen hemen tüm şirketlerin önem vererek uyguladığı oryantasyon programlarıdır.

İşe Giriş Eğitimleri: Yeni personelin işine alıştırılması amacı ile iş başında (on the job training) yoğun olarak eğitilmesidir. Bu aşamada işle ilgili yönetmelikler, talimatlar, kullanılan formlar, çalışma biçimleri, üzerinde çalışılan projeler detaylı olarak anlatılır, uygulama yaptırılır ve uygulama sonuçları izlenir. Bu aşamanın amacı yeni personeli, herhangi bir destek veya gözetim olmaksızın pozisyondaki işleri kendi başına yapabilecek düzeye getirmektir. Yıl içerisinde şirkete kaç kişinin alınacağının ve bu alımların hangi tarihlerde olacağının planlanmasıyla zorunlu işe giriş eğitimleri planlanabilir.

Oryantasyon programı: İşe alımlar sonrasında gerçekleştirilen oryantasyon programları yine eğitim yönetimi sistemi kapsamında ele alınmalıdır. İşe yeni başlayan çalışanların şirkete adaptasyonunu sağlamak ve bir takım temel bilgilerin verilmesini sağlamak amacıyla Oryantasyon Programları hazırlanmaktadır. Başarılı bir oryantasyon süreci çalışanların şirket hakkındaki ilk intibalarının olumlu olmasını, şirkete bağlılığı ve elde tutmayı desteklemekte, ayrıca çalışanların şirkete uyumunu kolaylaştırmakta ve kendilerini yeni geldikleri kültürün bir parçası olarak görmelerini sağlamaktadır. Yıl içinde işe alınacak kişi sayıları unvanlar bazında gruplanarak oryantasyon eğitimleri ile ilgili yıllık eğitim planları oluşturulabilir. Oryantasyon yeni çalışanlar için yapılmakla birlikte mevcut çalışanlar için, görev değişikliği gibi durumlarda da uygulanabilir. Ancak çeşitli çalışan gruplarının oryantasyon ihtiyaçlarının farklılaştığı, programların hazırlanması sırasında göz önüne alınmalıdır. Örneğin; işe alınan yeni mezunların, yeni yöneticilerin, görevi değiştirilenlerin yönlendirme ihtiyaçları farklılaşacaktır. Bu yüzden programlar katılımcıların profili ve deneyimi göz önünde tutularak hazırlanmalı ve güncellenmelidir.

İşe Alım Stratejilerinin eğitim yönetimi sistemine etkisi:

İşe alımda yeni mezunlar tercih ediliyorsa daha fazla eğitim verilmesi gerekecektir.
Sektördeki deneyimli elemanlar işe alınıyorsa daha az eğitim faaliyetinin planlanması beklenmektedir.
İçeriden eleman yetiştiriliyorsa yoğun bir eğitim programına ihtiyaç duyulmayabilir.
Boş pozisyonlar daha çok dışarıdan elemanlarla dolduruluyorsa eğitim faaliyetlerinin yoğun olması beklenmektedir.

3.2 Performans Yönetimi Sistemi

Performans değerlendirme sonuçları eğitim ihtiyacı belirlemeye girdi sağlayan en önemli unsurdur. Performans değerlendirme sonuçları doğrultusunda birey bazında belirlenen eğitim ihtiyaçları, çalışanlar için yapılan gelişim planlarında yer alarak performans değerlendirme süreci tamamlandıktan sonra eğitim planlarına girdi sağlamaktadır. Ayrıca, 360 derece geribildirim sonuçları da çalışanların bireysel gelişim planlarına ve dolayısıyla eğitim planlarına önemli katkılar sağlamaktadır.

Davranış Değişikliğinin Ölçümü: Gerçekleştirilen eğitimlerin etkinliğinin değerlendirilmesi aşamasında Eğitim Yönetimi sistemi Performans Yönetimi sisteminin çıktılarından faydalanır. Eğitim Davranış Değişikliğinin Ölçümü, kişilerin aldıkları eğitimin davranışlarına, dolayısıyla iş performanslarına yansımasının değerlendirildiği aşamadır. Eğitim Yönetimi Sisteminde her eğitim ile kazandırılmak istenen bilgi, beceri veya yetkinlikler sürecin başında belirlendiğinde dönem sonunda yapılan performans değerlendirmede verilen eğitimle ilgili olan yetkinliklere ait sonuçların incelenmesiyle Davranış Değişikliğinin Ölçümü gerçekleştirilir. Bu yöntem temel olarak, eğitime katılan çalışanların, geçmiş dönemdeki ve mevcut dönemdeki yetkinlik değerlendirme sonuçlarının incelenmesine, meydana gelen davranış değişikliklerinin katılımcı gruplar bazında analiz edilerek, eğitimin olumlu yönde sağladığı davranış değişikliklerinin belirlenmesine olanak sağlamaktadır.

3.3 Kariyer Yönetimi Sistemi:

Eğitim yönetimi ve kariyer yönetimi süreçlerinin her ikisi de firmanın insan kaynaklarının geliştirilmesini nihai hedef olarak alan sistemlerdir. Kariyer yönetimi sistemi aracılığıyla organizasyonların, çeşitli pozisyonlara adaylar tespit edip, çalışanları bu pozisyonlara hazırlayarak organizasyonun sürekliliğini sağlama amacına ulaşmasında, eğitimler önemli bir destek mekanizması oluşturmaktadır. Bazı eğitim yönetimi uygulamaları (oryantasyon, yönetici geliştirme), aynı zamanda bir kariyer yönetimi uygulaması olarak karşımıza çıkmaktadır. Ağırlıklı olarak kısa vadeli, ihtiyaç sonucu düzenlenen eğitim programları yerine, çalışanlar için eğitim planlarının, gerek organizasyon yapısı gerekse çalışanların özellikleri göz önüne alınarak belirlenen kariyer planları doğrultusunda oluşturulması büyük fayda sağlamaktadır. Bu sayede, eğitimlerden sadece kısa vadeli bir çözüm yöntemi olarak yararlanmanın ötesinde, etkin bir insan kaynağı yaratmada temel teşkil eden, uzun vadeli bir gelişim aracı olarak faydalanılmaktadır. Eğitimlerin, kariyer planları doğrultusunda, planlanması ve düzenlenmesi, kişinin şimdiki konumunun ötesinde ileride üstleneceği konumuna hazırlık niteliği taşımakta ve sistematik bir gelişim sürecini desteklemektedir.

Zorunlu Kariyer Eğitimleri: Kariyer yönetimi sistemi sonuçları doğrultusunda yüksek potansiyelli olarak belirlenen kişilerin gelişimi için gerçekleştirilen faaliyetler doğrudan eğitim yönetimi ile ilgili olmaktadır. Bir üst pozisyona atanan kişinin, geldiği pozisyonun gerekliliklerini yerine getirebilmesi için gerekli olan belirli eğitimleri alması gerekmektedir.

Yönetici Geliştirme Programları: Şirketlerde, geleceğin yöneticilerini organizasyon içinden yetiştirmek üzere, özellikle gelecek vadeden yönetici adaylarına yönelik olarak planlanan, “Yönetim Okulu”, “Yönetici Okulu”, “Yönetici Geliştirme”, “Liderlik Akademisi” gibi farklı başlıklar altında düzenlenen ve birkaç yıla yayılan programlar, kariyer yönetimi kapsamında yer alan eğitim faaliyetlerine örnek gösterilebilir. Yönetici Adayı Programı, belirlenen kariyer haritası dahilinde yetenekli gençlerin işe alınarak belirli bir programa uygun olarak geleceğin yöneticileri olarak yetiştirilmesidir.

Talent Pool ise, yetenekli yöneticilerin veya yönetici adaylarının üst yönetim için belirli program dahilinde yetiştirilmesidir ve yönetici adayı programının bir üst düzeyidir. Bu eğitim faaliyetleri sadece sınıf içi programlarla kısıtlı kalmamakta, proje grup çalışmaları, kısa süreli bölümler arası projeler, iş zenginleştirme, rotasyon, mentorluk ve kişinin kendi takip edeceği çeşitli gelişim faaliyetleriyle de ayrıca desteklenmektedir. Kariyer planlaması ve yönetimi doğrultusunda, yönetici konumundaki çalışanları üst düzey yöneticiliğe hazırlamak da kurumlarda sıklıkla izlenen bir politikadır. Özellikle holdinglerde ve grup şirketlerinde, eldeki potansiyel liderleri gerek tespit etmeye gerekse geliştirmeye yönelik kapsamlı programlar düzenlenmekte ve geleceğin liderleri daha bireysel düzeyde planlanan ve uygulanan çeşitli eğitim ve gelişim faaliyetleri aracılığıyla üst konumlarına hazırlanmakta, bu kapsamlı çalışmalar aracılığıyla kurumların gelecekleri garanti altına alınmaktadır.

Uzmanlık Programları: Mesleki gelişim, o mesleğin daha iyi yapılabilmesi için gerekli yetkinliklerin gelişimi, mesleğin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışların geliştirilmesi demektir ve belirli bir uzmanlık alanında daha iyi iş sonuçlarının çıkarılmasını sağlar. Mesleki gelişim için bir taraftan uzmanlık alanı ile ilgili daha derinlemesine bilgi sahibi olmaya çalışırken, diğer yandan o uzmanlık alanındaki yenilikleri de izlemek, bilgi boyutunda olduğu gibi, beceri boyutunda da gelişim göstermek gerekmektedir. Mesleklerin daha iyi yapılabilmesi için gerekli beceriler her geçen gün artmaktadır. Birey bir yandan o mesleğin yapılması için gerekli temel becerilerini geliştirirken, mesleğin daha iyi yapılabilmesi için yeni beceriler de kazanmak durumundadır. Bu alanda yapılan eğitim yatırımın getirisi doğrudan iş sonuçlarında görülmektedir. Bu programların bir kerelik değil, sürekli olmasına dikkat edilmelidir. Her yeni giren çalışanın yanı sıra yeni uygulamalar ve bilgiler doğrultusunda tazeleme eğitimleri de yapılmalıdır.

Sonuç olarak, Eğitim Yönetimi Sistemi, eğitim stratejilerinin belirlenmesinden eğitim ihtiyaçlarının tespitine, eğitim içeriğinin oluşturulmasından eğitimin sonuçlarının değerlendirilmesine kadar sürecin tüm adımlarında diğer insan kaynakları sistemlerinden veri alır ve bu sistemlere veri sağlar. Şirketlerde eğitim ihtiyaçları belirlenirken, eğitim içerikleri oluşturulurken, eğitimler planlanırken bu bağlantıların göz önünde bulundurulması eğitimlerin organizasyonel gelişime katkısını artıracaktır.

Kaynakça:

Richmond, Barry. A New Language For Leveraging Scorecard-Driven Learning. Balanced Scorecard Report. Harvard Business School Publishing.
Peter Principle: Why Things Always Go Wrong, by Laurance J. Peter in Career Ladders by William D. Young, Ed.D., SPHR, November 2003
http://www.insankaynaklari.com/cn/Co....asp?BodyID=55, Taşkın, Belgin, Eğitimle Değer Yaratmanın İlk Adımı: Eğitim İhtiyaç Analizi
http://www.insankaynaklari.com/cn/Co...sp?BodyID=3092, Mümünoğlu, Melih, Oryantasyon
Özden, Mehmet Cemil, Bireysel Kariyer Yönetimi, Ankara, 2001
Microelectronics Group, A Systems View of Training, February 7 2000
State of The Industry, Report 2002, ASTD’s Annual Review of Trends in Employer – Provided Training in the United States, Mark E. Van Buren, William Erskine
Realigning international careers – a more strategic focus, Career Development International, 2/2 [1997] 99–110, Alan Fish, Jack Wood